19. maalis, 2016

Asiakaspalvelu

Tammikuu 2016

Karkun koululle saapuu joka vuosi tammikuussa vaihto-oppilasryhmä, joka saa vaihtovuotensa aluksi Suomitietoutta ja muuta informaatiota tulevan vuoden varalle. Vaihto-oppilaat tulevat pääasiassa Australiasta. Tavan mukaan erälinjan opiskelijat järjestävät vaihto-oppilasryhmälle talvista ohjelmaa koulun omalla alueella yhtenä iltana. Asiakaspalvelukurssi on kolmepäiväinen kurssi ja sen aikana voi antaa kielinäytön eli asiakkaiden palvelu tapahtuu tässä tapauksessa englannin kielellä. Kurssin ensimmäisenä päivänä on tarkoitus suunnitella ohjelmaa, jonka voi järjestää koulun alueella. Käytössä on koulun ranta, kota, laavut ja metsänreuna. 

Aloitimme kurssin luokkahuoneessa suunnittelemalla ohjelmaa, jota voisimme järjestää tälle kaksikymmenhenkiselle vaihto-oppilasryhmälle. Päätimme järjestää toimintaa neljässä eri toimintapisteessä, joten tulisimme jakamaan asiakkaamme neljään pienryhmään, jolla kullakin olisi oma oppaansa. Oppaat kulkevat ryhmänsä kanssa neljä eri toimintapistettä läpi, jossa omat rasteille nimetyt oppaat vetävät toimintapisteen ohjelman. Tammikuussa oli pitkään noin kahdenkymmen asteen pakkaset ja sellaisia pakkasia oli luvassa myös tiistai-illalle, jolloin toimintailta pidettäisi. Pakkasten takia asiakasryhmälle olikin varattuna paksut pilkkihaalarit ja muuta lämmitä vaatetta, jotta he voisivat nauttia talvi-illasta ja ohjelmasta palelematta. Osa kurssini ryhmästä teki jäälle lumikammin ja se jäätyi hyvin yön aikana. Myös napakelkalle löytyi sopiva paikka ja poikkipuukin saatiin jäälle yön yli jäätymään. Kelkkakin löytyi lopulta seuraavana päivänä ja se kiinnitettiin poikkipuuhun.

Kokoonnuimme ensin koko isolla ryhmällä järven jäälle ja siellä sytytettiin jäälyhtyjä ja jakauduttiin neljään pienryhmään. Yksi ryhmä jäi jäälle, jossa oli yksi toimintarasteista ja muut oppaat lähtivät ryhmiensä kanssa omille rasteilleen. Opastin oman ryhmäni ensimmäisenä koulun laavuille, jossa oli nuotio palamassa ja tarjolla oli loimulohta ja makkaraa. Toinen rasti oli kotarasti, jossa oli myös tarjolla syötävää. Kodalla sai paistaa lettuja ja toinen rastioppaista soitti ukulelella taustamusiikkia ja lauloi pari kappaletta iloksemme, joista toinen oli suomenkielinen. Sitten jatkoimme matkaa seuraavalle rastille ja juttelimme talvesta, luonnosta, kaamoksesta ja revontulista. Tällä rastilla oli esillä talviretkeilyvarusteita ja muutama lajintunnistustehtävä. Halukkaat saivat maistaa pakuriteetä. Lumikenkiäkin oli esillä, mutta lumikenkäilystä olimme päättäneet luopua tiukan aikataulun vuoksi. Viimeinen rasti oli järven jäällä, jossa oli esillä pilkkivälineitä. Rastilla oli mahdollisuus tehdä kierros potkukelkalla ja kokeilla napakelkkaa. Koko illan pakkasessa puhuminen alkoi viedä ääntäni ja tulinkin yön aikana kipeäksi.

Kolmas kurssipäivä meni siihen, että toimintarastit käytiin purkamassa ja sitten tultiin taas sisälle luokkaan, jossa käytiin läpi illan onnistumiset ja kehittämisen kohteet. Selvisi, että kodalla jossa ollut tarkoitus tarjota kahvia, puuttui kahvi kokonaan. En ollut mokomaa pikkujuttua edes huomannut. Olimme pysyneet aikatalussa oikein hyvin ja ryhmän työnjako toimi loistavasti. Olimme valinneet yhden toiminnan johtajaksi, joka hoiti tervetulotoivotukset, lopputoivotukset ja piti silmällä koko toimintaa illan aikana. Me muut toimimme ryhmän tai rastien oppaina. Tämän päivän jaksamiseni oli niin ja näin sillä flunssa iski päälle ihan tosissaan. Ajoin kotiin viimeisillä voimilla ja sitten kaaduinkin lepoasentoon seuraaviksi neljäksi päiväksi.

Koulun kursseihin kuuluu myös päivän kestävä kurssi suurten asiakasryhmien opastuksesta. En aio käydä sitä enää erikseen, vaan uskon tämän kurssin antaneen paljon vinkkejä siihen että mitä suurempi asiakasryhmä on osallistumassa tapahtumaan, tulee aikataulu miettiä huolellisesti ja aikataulun on hyvä olla tarpeeksi väljä, sillä suurten ryhmien siirtyminen eri toimintapisteestä toiseen vie oman aikansa. Myös oppaita ja muuta henkilökuntaa on oltava aina enemmän ja jokaisella tulee olla oma rajattu toimitapisteensä ja vastuualueensa ja tieto turvallisuusasioista.